一、各部门所需采购货物，必须“先申请后采购”，即先由各部门填写采购申请单，报总经理审批后，交采购员统一采购。

二、采购员必须按照总经理审批的采购申请单进行采购，采购误差一般不得超过规定的范围，超过范围的除特殊情况外，多采购的部分，仓库及申购单位应予以拒收，少采购的部分应及时补足。

三、采购员采购材料后，应及时交材料仓管员验收入库，同时由仓管员填制“入库单”（一式三联：存根．会计．供应商），仓管员．采购员及其他相关人员应在“入库单”上签名，“入库单”填制内容必须完整:   1． 原始发票上所记材料品名．数量．单价．金额等计算是否正确；  2．大写金额前是否封头，如未封头应予以补正；3．发票数量与入库数量是否一致;  4．验收单．验收人及对方单位印章是否齐全．真实；5． 请购数量与实际购货量是否一致。

    四、建立材料成本预算制度，生产车间应会同材料仓管员正确计算各种产品所耗材料定额，由于各种产品所耗材料品种不一，规格复杂，收发频繁，如果材料供应不足，生产就会受到影响，相反，材料储备过多，又会造成材料积压，影响资金周转，因此，生产部门应严格组织材料明细核算，同时要会同销售及开发部门加强市场调研，开发．推广适销对路的产品，保证资金的快速周转。

五、实行“定货单”订购制度，在公司中，除小额零星物品的采购可随时办理外，大宗购买业务应采用签订“定货单”方式，“定货单”是业务部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应该共同遵守的一种合约，它不仅使采购业务在开始时就置于控制的范围之内，而且便于整个采购业务在任何时候和环节上都能查询其执行情况。“定货单”采用数联套写的方式，其中一联交销货单位，请求发来商品，一联在采购部门存档备查，一联在开出定单后, 转交仓管员，等待收进材料，并作为接收货物时作为与发票核对的依据。

六、仓管员必须凭有生产主管签字的领料单发料，不得白条发料。

    七、仓管员必须严格执行材料质量控制制度，对有问题需退货的材料，要填制退料单，退料单连同应退材料交给采购员退回供应商，退料单填制方式与入库单相同，但入库单是蓝字，退料单是红字。


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